Weniger Büroarbeit im Sanierungsbetrieb: acht Hebel, die sofort helfen
Die meiste Büroarbeit entsteht durch doppeltes Schreiben und Suchen. Acht Hebel für Sanierungsbetriebe, die sofort Zeit sparen.
Von Michael AlbrandtAktualisiert am 3 Minuten Lesezeit
Inhalt
Woher kommt die viele Büroarbeit?
Kaum ein Sanierer hat den Beruf gewählt, um abends Zettel abzutippen. Trotzdem sitzen viele Chefs noch um 21 Uhr am Küchentisch.
Der Grund ist fast immer derselbe. Die Arbeit wird zweimal gemacht. Einmal auf der Baustelle, einmal im Büro. Dazwischen liegen Zettel, Fotos in Chats und Rückfragen.
Hebel 1: Einmal erfassen, nie abtippen
Was auf der Baustelle entsteht, soll auch dort erfasst werden. Messwerte, Fotos, Zeiten und Unterschriften. Dann muss im Büro keiner mehr abschreiben.
Das geht mit sauberen Vorlagen auf Papier. Noch einfacher geht es direkt auf dem Handy.
Das beginnt beim Angebot nach Gewerken. Daraus wird später die Rechnung.
Hebel 2: Eine Akte pro Schaden
Jeder Schaden braucht einen festen Ort. Dort liegen Schadennummer, Beteiligte, Fotos, Protokolle, Angebot und Rechnung. Wer etwas sucht, sucht nur an einer Stelle.
Die Schadennummer gehört auf jedes Schreiben. So findet auch die Versicherung sofort den richtigen Vorgang.
Hebel 3: Fotos direkt zum Schaden
Fotos in privaten Handys und Chats sind keine Dokumentation. Solche Fotos gehen verloren oder landen beim falschen Schaden.
Leg fest, wie Fotos benannt und abgelegt werden. Noch besser ist es, wenn sie gleich beim richtigen Schaden landen.
Passende Vorlagen
Hebel 4: Feste Vorlagen und Checklisten
Mit einer Checkliste vergisst keiner das Foto vom Stromzähler. Mit einer Vorlage sieht jedes Protokoll gleich aus. Das spart Zeit beim Schreiben und beim Lesen.
Eine Hilfe für jeden Tag ist das Bautagebuch.
Hebel 5: Unterschrift direkt vor Ort
Abnahme, Nachtrag und Arbeitsnachweis unterschreibt der Kunde am besten sofort. Später hinterherzulaufen kostet Tage. Und manchmal das Geld für den Nachtrag.
Passende Vorlagen
Hebel 6: Ein fester Tag für Rechnungen
Rechnungen, die liegen bleiben, kosten Geld. Schreib die Schlussrechnung am Tag der Abnahme. Oder leg dir einen festen Rechnungstag pro Woche fest.
Bei langen Trocknungen helfen Abschlagsrechnungen. Mehr dazu steht in Abrechnung mit der Versicherung.
Hebel 7: Termine und Aufgaben nicht im Kopf
Messtermin, Geräteabbau, Gutachter, Mahnung. Wer das im Kopf behält, vergisst irgendwann etwas. Leg jede Aufgabe mit Datum ab, und zwar an einem Ort für alle.
Hebel 8: Ein Programm statt drei
Excel, Word, Kalender und Buchhaltung wissen nichts voneinander. Also tippt jemand Daten von einem ins andere. Jedes Programm weniger spart diese Arbeit.
Wie der Umstieg klappt, steht in Vom Zettel zur App.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Womit fange ich an?
Mit dem Hebel, der dich am meisten nervt. Bei vielen ist das die Suche nach Fotos und Unterlagen.
Brauche ich dafür eine App?
Nein. Vorlagen und feste Regeln helfen schon auf Papier. Mit einer App fällt das Abtippen aber ganz weg.
Wie viel Zeit spare ich?
Das hängt von deinem Betrieb ab. Rechne selbst nach, wie viel Zeit heute für Abtippen und Suchen draufgeht.
Deine Liste für weniger Büro
- Eine Woche lang notieren, wofür im Büro Zeit draufgeht.
- Für jeden Schaden einen festen Ort anlegen.
- Checkliste und Messprotokoll ins Auto legen.
- Abnahme und Nachtrag immer vor Ort unterschreiben lassen.
- Einen festen Rechnungstag in den Kalender eintragen.
SanierTakt – die App für Schadensanierung.
So hilft dir SanierTakt
Die Schadensakte legt sich selbst an. Fotos, Messwerte und Protokolle landen direkt darin. Aus den Einträgen wird die Rechnung.
