Büro im Sanierungsbetrieb organisieren: Wer macht was und wann?
Aufgaben, feste Tage und die erste Bürokraft: So organisierst du das Büro im Sanierungsbetrieb. Mit Wochenplan und Zahlen zur Bürokratie.
Von Michael AlbrandtAktualisiert am 4 Minuten Lesezeit
Inhalt
Was macht das Büro im Sanierungsbetrieb?
Mehr, als viele denken. Diese Aufgaben fallen in fast jedem Betrieb an.
- Anrufe annehmen und neue Schäden anlegen.
- Termine für Aufnahme, Messung, Geräteabbau und Gutachter planen.
- Akten prüfen, ob Fotos, Protokolle und Unterschriften da sind.
- Angebote und Nachträge schreiben.
- Rechnungen, Abschläge und Mahnungen schicken.
- Mit Versicherern, Verwaltern und Kunden reden.
- Zeiten, Urlaub und Krankmeldungen der Leute führen.
Wie viel Zeit kostet die Bürokratie?
Laut KfW brauchen Mittelständler im Schnitt 32 Stunden im Monat für Bürokratie. Kleine Betriebe unter fünf Beschäftigten kommen auf 18 Stunden. Im Bau sind es 38 Stunden, rund acht Prozent der Arbeitszeit.
Laut einer Umfrage des ZDH ist die Bürokratie für 74 Prozent der Betriebe gestiegen. Gemeint sind die letzten fünf Jahre. Umso wichtiger ist ein Büro, das nichts doppelt macht.
Acht Hebel dagegen stehen in Weniger Büroarbeit.
Wann lohnt sich die erste Bürokraft?
Eine feste Zahl gibt es nicht. Ein gutes Zeichen ist, wenn du abends mehr tippst als planst. Dann kostet dich das Büro Aufträge auf der Baustelle.
Die erste Bürokraft muss nicht gleich Vollzeit arbeiten. Ein Minijob geht 2026 bis 603 Euro im Monat, ab 2027 bis 633 Euro. Danach kommt der Midijob bis 2.000 Euro. Der Mindestlohn liegt 2026 bei 13,90 Euro und 2027 bei 14,60 Euro.
Wie dein Betrieb Stufe für Stufe wächst, steht in Vom Ein-Mann-Betrieb zum Team.
Feste Tage für feste Aufgaben
Ein Wochenplan nimmt Druck raus. So könnte er aussehen.
| Wann | Was |
|---|---|
| Montag | Woche planen: Termine, Messungen, Geräteabbau, Gutachter |
| Jeden Tag | Anrufe, neue Schäden anlegen, Unterlagen vom Vortag prüfen |
| Mittwoch | Angebote und Nachträge schreiben |
| Freitag | Rechnungen, offene Posten und Mahnungen |
| Monatsende | Zeiten, Urlaub und Krankmeldungen abschließen |
Was die Baustelle dem Büro liefern muss
Das Büro kann nur abrechnen, was die Baustelle festhält. Leg deshalb fest, was bei jedem Schaden reinkommt.
- Schadennummer und alle Beteiligten.
- Fotos mit Raum und Bauteil.
- Messprotokoll und Geräteliste mit Zählerständen.
- Nachträge mit Unterschrift.
- Tagesarbeitsnachweis und Abnahme.
Was die Baustelle jeden Tag festhält, steht in Bautagebuch in der Sanierung.
Rechnungen und offene Posten im Griff
Stell bei langen Aufträgen Abschlagsrechnungen. Das Gesetz erlaubt sie für den Wert der erbrachten Leistung. Die Schlussrechnung geht am besten am Tag der Abnahme raus.
Zahlt eine Firma nicht, ist sie spätestens nach 30 Tagen im Verzug. Die Frist läuft ab Fälligkeit und Rechnung. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn deine Rechnung darauf hinweist. Unter Firmen kannst du dann Zinsen und 40 Euro Pauschale verlangen.
Wie du Abschläge stellst und richtig mahnst, steht in Abschlag, Mahnung, Mahnbescheid.
Was musst du wie lange aufheben?
Die Fristen gelten ab dem Ende des Jahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Bücher und Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Rechnungen und andere Buchungsbelege | 8 Jahre |
| Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| E-Rechnungen | 8 Jahre als Datei im empfangenen Format |
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Minijob oder Teilzeit für die erste Bürokraft?
Beides geht. Ein Minijob geht 2026 bis 603 Euro im Monat. Braucht es mehr Stunden, kommt Teilzeit infrage.
Muss ich die Arbeitszeit eines Minijobbers aufschreiben?
Ja. Beginn, Ende und Dauer bis zum siebten Tag. Die Aufzeichnungen bewahrst du zwei Jahre auf.
Wann ist ein Kunde mit der Zahlung im Verzug?
Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnung. Bei Privatkunden nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.
Deine Liste für das Büro
- Aufgaben des Büros aufschreiben und verteilen.
- Einen Wochenplan mit festen Tagen festlegen.
- Festlegen, was die Baustelle bei jedem Schaden liefert.
- Einen festen Rechnungstag einführen.
- Offene Posten jeden Freitag prüfen.
SanierTakt – die App für Schadensanierung.
Nichts bleibt liegen
Die App erinnert dich an Termine und offene Aufgaben. Das Büro sieht sofort, was heute dran ist.
