Rückfragen der Versicherung vermeiden: die häufigsten Lücken in der Akte
Fotos ohne Ursache, Messwerte ohne Ort, keine Zählerstände? Zehn typische Lücken in der Akte und wie du sie schließt. Mit Vorlagen.
Von Michael AlbrandtAktualisiert am 5 Minuten Lesezeit
Inhalt
Warum fragt die Versicherung nach?
Der Versicherer zahlt, was er nachvollziehen kann. Fehlt ein Foto oder ein Messwert, fragt er nach. Das kostet Zeit, und deine Rechnung wartet.
Denk an den Sachbearbeiter im Innendienst. Er war nie auf deiner Baustelle. Er kennt den Schaden nur aus den Unterlagen, die bei ihm ankommen.
Was Versicherer bei Leitungswasserschäden erwarten, steht in der Richtlinie VdS 3150. Fast alle Punkte unten stammen daraus. Mehr dazu steht in VdS 3150 einfach erklärt.
Die zehn Lücken auf einen Blick
Leg diese Liste neben die Akte, bevor die Rechnung rausgeht. Fehlt ein Punkt, hol ihn nach, solange die Baustelle noch läuft.
| Lücke | So schließt du sie | Vorlage |
|---|---|---|
| Keine Fotos der Ursache | Übersicht und Detail, bei Bedarf ein Video | Bilddokumentation |
| Kaputtes Teil weggeworfen | Aufheben, bis der Versicherer es freigibt | Schadenaufnahme |
| Messwert ohne Ort | Lage, Höhe, Gerät, Einheit und Verfahren je Messpunkt | Messprotokoll |
| Kein Vergleichswert | Trockene Stelle im gleichen Baustoff, mit demselben Gerät | Messprotokoll |
| Keine Skizze | Grundriss oder Skizze mit allen Messpunkten | Messprotokoll |
| Keine Zählerstände | Geeichter Zähler je Gerät, Stand beim Aufbau und Abbau | Geräteprotokoll |
| Angebot ohne Ziel und Dauer | Umfang, Geräte, Dauer und Trocknungsziel vorher nennen | Auftrag Sofortmaßnahmen |
| Mehrarbeit nicht abgestimmt | Vorher mit dem Versicherer klären, schriftlich als Nachtrag | Nachtrag |
| Wertverbesserung vermischt | Getrennt ausweisen, diesen Teil zahlt der Kunde | Nachtrag |
| Keine Schadennummer | Auf jedes Schreiben und jede Rechnung | Schadenaufnahme |
Ist die Ursache sauber belegt?
Ohne belegte Ursache kann der Versicherer nicht prüfen, ob der Schaden versichert ist. Deshalb will er Übersichts- und Detailfotos sehen, bei Bedarf ein Video. Das kaputte Bauteil hebst du auf, bis er es freigibt. Beschrifte es mit Schadennummer und Datum.
Hat jemand ein Leck geortet, gehört sein Bericht in die Akte. Darin stehen Datum, Uhrzeit, Dauer, Anwesende, Verfahren, Ergebnis und Fotos. Baumängel dokumentierst du getrennt vom Wasserschaden.
Kann jeder deine Messwerte nachprüfen?
Ein Messwert ohne Ort sagt nichts. Nach VdS 3150 gehören zu jedem Messpunkt Lage und Höhe. Dazu kommen Messgerät, Einheit und Verfahren. Alle Messpunkte trägst du in einen Grundriss oder eine Skizze ein.
Viele Messgeräte zeigen Digits. Das sind Relativwerte, die nur für dieses eine Gerät gelten. Miss deshalb immer mit demselben Gerät. Und nimm einen Vergleichswert an einer trockenen Stelle im gleichen Baustoff. Fehlende Vergleichswerte sind ein typischer Fehler.
Passende Vorlagen
Sind die Zählerstände der Geräte da?
Die Trockner laufen meist am Strom deines Kunden. Die Kosten erstattet der Versicherer in der Regel dem Versicherungsnehmer. Dafür sieht die VdS 3150 einen geeichten kWh-Zähler je Gerät oder Anlage vor.
Fotografier Zählerstand und Betriebsstunden beim Aufbau und beim Abbau. Schreib Aufbau- und Abbaudatum dazu. Ohne Anfangswert lässt sich der Verbrauch nicht belegen. Wie du daraus die Kosten rechnest, steht in Stromkosten der Trocknung abrechnen.
Stand vor der Trocknung fest, was geplant ist?
Bevor die Trockner laufen, bekommt dein Auftraggeber ein Trocknungsangebot. Darin stehen Umfang, Zahl der Geräte, voraussichtliche Dauer und Trocknungsziel. Möglichst auch ein Zeitplan.
Am Ende zeigt das Protokoll, dass das Ziel erreicht ist. Ziel ist die Ausgleichsfeuchte, die der Baustoff ohne den Schaden hätte. Fehlt die letzte Messung, fehlt der Beweis.
Sind Mehrarbeit und Wertverbesserung getrennt?
Zeigt sich mehr Schaden als gedacht? Dann stimm die Mehrarbeit vorher mit dem Versicherer ab. Halte die Freigabe schriftlich fest, mit Datum und Namen.
Wertverbesserungen weist du getrennt aus. Das ist alles, was nach der Sanierung besser ist als vorher. Diesen Teil zahlt dein Kunde selbst. Steht alles in einem Posten, sieht der Versicherer nicht, was zum Schaden gehört. Mehr dazu steht in Nachtrag in der Sanierung.
Passende Vorlagen
Steht die Schadennummer überall drauf?
Der Versicherer führt jeden Schaden unter einer Nummer. Fehlt sie, muss jemand deine Unterlagen erst zuordnen. Schreib die Schadennummer deshalb auf jedes Schreiben. Also auf Angebot, Protokolle, Nachtrag, Rechnung und E-Mail.
Frag gleich beim ersten Kontakt nach der Nummer. Kennt der Kunde sie noch nicht, trag sie nach, sobald sie da ist.
Passende Vorlagen
Wie prüfst du die Akte vor der Rechnung?
Nimm dir vor jeder Rechnung kurz Zeit für die Akte. So findest du Lücken, bevor der Versicherer sie findet.
- 1Fotos durchgehenUrsache, Übersicht, Details und Zählerstände. Zu jedem Bild Raum und Bauteil.
- 2Protokoll prüfenSkizze, Messpunkte mit Lage und Höhe, Vergleichswert und die letzte Messung am Trocknungsziel.
- 3Geräte abgleichenJedes Gerät mit Aufbau, Abbau und beiden Zählerständen.
- 4Posten prüfenMehrarbeit mit Freigabe, Wertverbesserung getrennt, Schadennummer auf jedem Schreiben.
- 5Alles zusammen schickenRechnung, Protokolle, Fotos und die Mitteilung zum Strom in einem Rutsch.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Welche Unterlagen will die Versicherung bei einem Wasserschaden sehen?
Fotos der Ursache, das Trocknungsprotokoll mit Skizze und Messpunkten und die Zählerstände der Geräte. Dazu die Rechnung mit Schadennummer und getrennten Posten.
Wie lange muss ich das kaputte Teil aufheben?
Bis der Versicherer es freigibt. So sieht es die VdS 3150 vor. Beschrifte das Teil und bewahr es trocken auf.
Warum reicht ein Messwert ohne Vergleichswert nicht?
Viele Geräte zeigen Digits, also Relativwerte. Erst der Vergleich zeigt, wie nass ein Bauteil ist. Dafür misst du an einer trockenen Stelle im gleichen Baustoff.
Muss ich jede Mehrarbeit vorher abstimmen?
Die VdS 3150 sieht das so vor. Stimm sie mit dem Versicherer ab, bevor du loslegst. Und halte die Freigabe schriftlich fest.
Deine Liste gegen Rückfragen
- Ursache fotografieren, kaputtes Teil beschriften und aufheben.
- Messpunkte in die Skizze eintragen, mit Lage und Höhe.
- Bei jeder Messung einen Vergleichswert an einer trockenen Stelle nehmen.
- Zählerstände beim Aufbau und Abbau fotografieren.
- Mehrarbeit vorher abstimmen und als Nachtrag festhalten.
- Vor der Rechnung die Akte mit der Tabelle oben abgleichen.
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Vollständig, wenn die Versicherung fragt
Alle Fotos, Messwerte und Protokolle sind da. Das spart Rückfragen der Versicherung.
