E-Rechnung für Sanierungsbetriebe: Das musst du wissen
Ab wann musst du E-Rechnungen schreiben? Was gilt bei Vermietern und Privatkunden? Die Fristen 2025, 2027 und 2028 einfach erklärt.
Von Michael AlbrandtAktualisiert am 3 Minuten Lesezeit
Inhalt
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem festen Format. Ein Programm kann sie lesen, ohne dass jemand abtippt.
Ein normales PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Die üblichen Formate heißen XRechnung und ZUGFeRD.
Ab wann musst du E-Rechnungen empfangen?
Seit dem 1. Januar 2025. Das gilt für jeden Betrieb in Deutschland. Dafür reicht schon ein E-Mail-Postfach.
Du musst die Datei aber auch lesen und aufheben können. Ein Ausdruck allein reicht nicht.
Ab wann musst du E-Rechnungen schreiben?
Das hängt von deinem Umsatz ab. Es gibt drei Stufen.
Bis Ende 2026
Du darfst noch Papier oder PDF schicken. Für ein PDF muss der Empfänger zustimmen.
Bis Ende 2027
Das gilt noch, wenn dein Umsatz im Vorjahr bis 800.000 Euro lag.
Ab 2028
Fast jeder Betrieb muss an Firmen E-Rechnungen schreiben.
Wie du Abschläge stellst und mahnst, steht in Abschlag, Mahnung, Mahnbescheid.
Gilt das auch für Privatkunden?
Nein. Rechnest du mit einer Privatperson ab, brauchst du keine E-Rechnung. Das ist bei vielen Schäden im eigenen Haus der Fall.
Und bei Vermietern und Versicherungen?
Ist dein Auftraggeber eine Firma, brauchst du die E-Rechnung. Auch wer Wohnungen vermietet, gilt als Unternehmer. Das gilt ebenso für eine Versicherung, die dich direkt beauftragt.
Entscheidend ist, wer dein Auftraggeber ist. Nicht, wer am Ende zahlt. Frag im Zweifel deinen Steuerberater.
Wer im Schadenfall die Rechnung bekommt, steht in Abrechnung mit der Versicherung.
Ist schon dein Angebot nach Gewerken gegliedert, passt die Rechnung dazu.
Gibt es Ausnahmen?
Ja. Kleine Rechnungen bis 250 Euro brutto sind ausgenommen. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung schreiben. Empfangen müssen aber alle können.
Wie lange musst du E-Rechnungen aufheben?
Acht Jahre. Und zwar die Datei selbst, nicht nur einen Ausdruck.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ist nur eine elektronische Rechnung in einem anderen Format. Programme können es nicht sicher auslesen.
Muss ich an Privatkunden E-Rechnungen schreiben?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen an Firmen. Privatkunden bekommen weiter Papier oder PDF.
Brauche ich ein neues Programm?
Zum Empfangen reicht ein Postfach. Zum Schreiben brauchst du ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
Was solltest du jetzt tun?
- Sorg dafür, dass du E-Rechnungen empfangen und lesen kannst.
- Prüf deinen Umsatz im Vorjahr. Davon hängt deine Frist ab.
- Frag deine Firmenkunden, wie sie ihre Rechnungen haben wollen.
- Stell dein Rechnungsprogramm rechtzeitig um.
- Sprich mit deinem Steuerberater über die Ablage.
SanierTakt – die App für Schadensanierung.
So hilft dir SanierTakt
Die E-Rechnung ist schon drin. Auch als XRechnung. Du schreibst die Rechnung wie immer, die App macht die Datei.
